Agencia Peruana de Noticias PRENSAPERU.PE https://www.prensaperu.pe Twitter: @prensaperupe Se ha aprobado la nueva directiva que regula el funcionamiento, uso y protección del correo electrónico institucional: es decir, las cuentas asignadas por cada entidad pública a sus servidores y funcionarios como herramienta oficial de trabajo y comunicación. Su propósito central es delimitar su finalidad: es un instrumento al servicio del interés público y no un recurso particular.

Por ello, se establece expresamente que no podrá emplearse para registrarse ni abrir cuentas en redes sociales, tiendas virtuales, plataformas de apuestas, juegos o foros de entretenimiento. Con esta disposición se evita que direcciones oficiales queden expuestas en espacios ajenos a la función pública, reduciendo riesgos y manteniendo el carácter exclusivo para la gestión de asuntos del Estado.

Además, se prohíbe el uso para fines personales, lucrativos o comerciales, así como para difundir propaganda política, mensajes masivos no solicitados —conocidos como spam: envíos repetidos, indiscriminados y sin autorización— o entregar las claves de acceso a terceros, ya que la cuenta se vincula a la responsabilidad del usuario asignado.

También se orienta al cuidado del contenido circulante: no se deben transmitir rumores, bromas, expresiones ofensivas o injuriosas, pues pueden dañar el honor y derechos de personas, así como afectar el ambiente laboral o la imagen institucional. Igualmente, queda prohibido compartir archivos como música, videos o programas informáticos que violen derechos de autor —protección legal sobre obras creadas— o que estén vinculados a estafas, virus o esquemas engañosos.

MEDIDAS PARA FORTALECER LA SEGURIDAD DIGITAL

Se entiende por seguridad digital el conjunto de acciones para proteger equipos, redes y datos contra accesos indebidos, alteraciones, pérdidas o robos. Para garantizarla, la norma obliga a implementar controles técnicos: por ejemplo, bloqueo automático de mensajes peligrosos —como correos con enlaces falsos o archivos infectados— y filtros contra amenazas.

Se incorporan también requisitos como la doble autenticación: método de protección que pide dos formas distintas de verificar quién ingresa al sistema, muy recomendable al acceder desde redes externas o abiertas. Se fomenta además el uso de contraseñas seguras —combinaciones largas, variadas y difíciles de adivinar— y la realización periódica de copias de respaldo, para conservar la información ante fallos o incidentes.

PLAZOS Y APOYO PARA SU CUMPLIMIENTO

La adaptación será gradual y según la capacidad técnica y económica de cada institución:

1.- 12 meses: Poderes del Estado, organismos autónomos, gobiernos regionales, universidades y empresas estatales.
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2.- De 18 a 36 meses: gobiernos locales, reconociendo que requieren más tiempo por su tamaño y recursos.

Como apoyo adicional, la Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la PCM podrá brindar gratuitamente el servicio de correo institucional a municipalidades que carezcan de medios, tras su solicitud formal y evaluación correspondiente. Con esta regulación, el Ejecutivo busca consolidar reglas comunes, reforzar la transparencia y proteger tanto la información pública como la calidad del servicio que se brinda a la ciudadanía.

DATOS ESTRATÉGICOS

1.- Finalidad definida: el correo institucional es exclusivo para el ejercicio de funciones públicas; queda excluido su uso particular, comercial o en espacios ajenos al servicio oficial.
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2.- Protección integral: se refuerza la seguridad mediante reglas claras, controles automáticos y herramientas como la doble autenticación, para evitar robos de información, fraudes o suplantación.
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3.- Cumplimiento adaptado: los plazos diferenciados permiten que entidades con menor capacidad técnica o económica —especialmente gobiernos locales— se preparen paso a paso.
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4.- Apoyo institucional: la PCM facilita el acceso al servicio básico a municipalidades que lo necesiten, alineando la regulación con equidad y mejora continua en el sistema público.

Fuente: Agencia Peruana de Noticias PRENSAPERU.PE https://www.prensaperu.pe Twitter: @prensaperupe

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New PCM Regulation! “Clear rules for the use of institutional email in the State, ‘Official Email’ only for public functions, personal, commercial or social media use prohibited.”

Peruvian News Agency PRENSAPERU.PE https://www.prensaperu.pe Twitter: @prensaperupe A new directive regulating the operation, use and protection of official institutional email has been approved. These are the accounts assigned by each public entity to its civil servants and officials as an official work and communication tool. Its main purpose is to define its objective clearly: it is an instrument intended for the public interest — not a personal resource.

Therefore, it is expressly established that these addresses may not be used to register or create accounts on social media platforms, online stores, betting sites, gaming portals or entertainment forums. This provision prevents official addresses from being exposed in spaces unrelated to public duties, reducing risks and ensuring they remain reserved exclusively for the management of State affairs.

Furthermore, use for personal, profit‑making or commercial purposes is prohibited, as well as for spreading political propaganda, unsolicited mass messages — known as spam: repeated, indiscriminate and unauthorized deliveries — or sharing access passwords with third parties; each account is linked directly to the assigned user’s responsibility.

Guidelines also cover care regarding content exchanged: rumours, jokes, offensive or defamatory expressions must not be sent, as they may harm individuals’ reputation and rights, affect the work environment or damage the institutional image. Likewise, it is forbidden to share files — such as music, videos or software — that infringe copyright — the legal protection granted to original works — or that are linked to fraud, viruses or deceptive schemes.

MEASURES TO STRENGTHEN DIGITAL SECURITY

Digital security is understood as the set of actions aimed at protecting equipment, networks and data against unauthorized access, alteration, loss or theft. To ensure compliance, the regulation mandates the implementation of technical controls — such as automatic blocking of dangerous messages — including emails containing false links or infected files — and threat‑filtering systems.

Additional requirements are included, such as two‑factor authentication: a protection method that verifies identity through two different means, highly recommended when accessing from external or public networks. It also encourages the use of strong passwords — long, varied and hard‑to‑guess combinations — and regular backups, to preserve information in case of failures or incidents.

TIMELINES AND SUPPORT FOR COMPLIANCE

Adaptation will be gradual and proportional to each entity’s technical and financial capacity:

1.- 12 months: Branches of Government, autonomous bodies, regional governments, public universities and State‑owned companies.

2.- From 18 to 36 months: local governments, acknowledging they require more time according to their size and available resources.

As additional support, the Secretariat of Government and Digital Transformation of the PCM may provide free institutional email services to municipalities lacking sufficient resources, subject to formal application and assessment. Through this regulation, the Executive Branch aims to establish unified standards, strengthen transparency and protect both public information and the quality of service provided to citizens.

STRATEGIC DATA

1.- Defined purpose: institutional email is reserved exclusively for performing public duties; personal, commercial or unrelated use is prohibited.

2.- Comprehensive protection: security is reinforced through clear rules, automated controls and tools such as two‑factor authentication, to prevent data theft, fraud or identity impersonation.

3.- Adapted compliance: staggered deadlines allow entities with fewer technical or economic resources — especially local governments — to adapt progressively.

4.- Institutional support: PCM facilitates access to basic services for municipalities in need, aligning regulation with equity and continuous improvement within the public system.

Source: Peruvian News Agency PRENSAPERU.PE https://www.prensaperu.pe Twitter: @prensaperupe